薬剤在庫管理システムでは、棚卸機能を使って実在の在庫数をシステム上の在庫数に一括反映することができます。その手順について説明します。
棚卸を行うには、まずその時点の在庫の一覧表を作成します。メニューより「棚卸」クリックします。
「新規棚卸」をクリックします。
棚卸開始画面が表示されます。以下の表に従って棚卸の実施内容を入力し「続いて数量入力」ボタンをクリックします。この操作により棚卸開始となり、この時点の在庫数が棚卸前の在庫数として記録されます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 実施日 | 棚卸の実施日を入力します(注1) |
| 実施単位 | 医薬品単位・ロット単位のいずれかを指定します(注2) |
| 倉庫 | 倉庫ごとに棚卸を実施する場合、対象の倉庫を指定します(注3) |
| 使用区分 | 特定の使用区分の医薬品のみ棚卸を実施する場合、使用区分を指定します |
注記)
棚卸を開始すると棚卸登録画面が表示されます。
棚卸開始によりその時点のシステム上の在庫数(=理論在庫)を記録した一覧が作成されます。この一覧のすべての医薬品に対して、実際の在庫数を登録していきます。
棚卸登録の入力方法は「棚卸登録画面からの入力」「CSVファイルによる一括入力」の２通りがあります。
棚卸登録画面の在庫の一覧上で実在庫を入力します。入力すると理論在庫と実在庫の差異を計算して表示します。一覧にない医薬品の在庫が実在する場合は「医薬品を追加」ボタンをクリックします。
医薬品の追加ダイアログが表示されますので、医薬品を特定した上で実在庫を入力します。「追加する」ボタンをクリックすると一覧の末尾に追加されます。
実在庫を入力するにあたり、薬剤在庫管理システムに直接入力するのではなく、薬剤在庫管理システムからCSVファイルとしてエクスポートし、それをExcel等のソフトで編集した上で、薬剤在庫管理システムにインポートすることができます。
CSVファイルとしてエクスポートするには棚卸登録画面より「CSV出力」ボタンをクリックします。以下の形式でCSVファイルが出力されます。
| 列No | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 行番号 | CSVファイルの行番号(1からの連番)です |
| 2 | レセ電コード | 医薬品のレセ電コードです |
| 3 | 短縮名 | 医薬品の短縮名です。未登録の場合は空です |
| 4 | 医薬品名 | 医薬品名称です |
| 5 | 倉庫名 | 在庫を格納する倉庫です。対象倉庫が「すべて」の場合のみ出力されます(注1) |
| 6 | ロットNo | 医薬品のロットです。実施単位がロットの場合のみ出力されます(注1) |
| 7 | 使用期限 | 医薬品の使用期限です。実施単位がロットの場合のみ出力されます(注1) |
| 8 | 理論在庫 | システム上の在庫数です |
| 9 | 実在庫 | 実際の在庫数を記入するための列です。内容は空です |
| 10 | 差異 | 差異を記入するための列です。内容は空です |
注記)
在庫数を入力する際は、出力したCSVファイルのフォーマットは変更せず「実在庫」の列にそれぞれの在庫数を入力していきます。もし、CSVファイル中にない医薬品の在庫が実在する場合は行を追加します。行を追加する際は、最低限以下を列を入力する必要があります。
CSVファイルへの入力が完了したら「CSVアップロード」ボタンをクリックし、CSVファイルを薬剤在庫管理システムにインポートします。インポートが完了すると棚卸登録画面に実在庫が反映されます。
すべての医薬品の実在庫の入力が完了したら「この内容で登録完了」ボタンをクリックします。棚卸完了となり、在庫反映日時に表示された時点の在庫数としてシステムに反映されます。なお、棚卸完了となった後で棚卸の内容を修正することはできません。
登録の途中に保存したい場合は「一時保存」ボタンをクリックします。入力内容が保存され、棚卸画面に戻ります。棚卸登録を再開するときは「編集」リンクをクリックしてください。